De medicatie toedienlijsten kunnen behoorlijk in aantal toenemen, waardoor het noodzakelijk is het mapje op gezette tijden leeg te maken en de medicatie toedienlijsten tussentijds op te slaan. Medicatie toedienlijsten dienen 2 jaar bewaard te worden. Hiertoe is de volgende procedure opgesteld:
OPHALEN:
- De (wijk)verpleegkundige haalt de medicatie toedienlijsten tussentijds bij mensen thuis op. Deze worden slechts meegenomen als er rechtstreeks naar het wijkgebouw wordt gereden. Dus niet in de auto laten liggen als nog andere cliënten bezocht moeten worden.
- In het wijkgebouw worden ze achter slot en grendel voor een korte periode bewaard.
- Op de enveloppe wordt het cliëntnummer vermeld.
- Bij een voldoende aantal lijsten wordt de bode ingeschakeld om deze op te halen en rechtstreeks naar de postkamer (gericht aan Peter Dols) te brengen.
BEWAREN:
- De medicatie toedienlijsten worden in Pdf-a formaat gescand door Peter Dols.
- Ze worden opgeslagen in een aparte file, dat door ICT is aangemaakt met een autorisatie voor P. Dols en de DIV-Medewerkers.
- In deze file worden jaartallen als deelbestand gemaakt.
- Binnen deze deelbestanden worden de scans van de toedienlijsten van het jaar van aanlevering geplaatst.
- Als metadata wordt aan de medicatielijst het ONS nummer als uniek nummer meegegeven.
- Na twee jaar, ingaande vanaf 1e dag na het jaar van scannen, wordt het deelbestand van een jaar vernietigd.