Envida rolt spraakgestuurd rapporteren breed uit

In Hospice Trajectum en Croonenhoff testen zorgprofessionals met succes spraakgestuurd rapporteren. Volgens kwaliteitsverpleegkundige Patricia Paulissen maakt deze innovatieve werkwijze rapporteren eenvoudiger én betekenisvoller. Minder administratie, meer aandacht voor de gast. Na een geslaagde pilot wordt de methode nu Envidabreed uitgerold.

Ingesproken met zorg 

“Mevrouw geeft veel pijn aan, ze kreeg oxycodon aangeboden” zegt Patricia Paulissen hardop tegen haar laptop. In haar rapportage op beeld verschijnt direct de ingesproken tekst. Patricia is kwaliteitsverpleegkundige in Hospice Trajectum en dagelijks bezig met het waarborgen van goede zorg én het ondersteunen van haar collega’s. Samen met haar collega’s in het Hospice en woonzorgcentrum Croonenhoff startten ze eind maart met een pilot om spraakgestuurd te gaan rapporteren. “Toen ik hoorde over deze mogelijkheid van rapporteren, was mijn interesse direct gewekt,” vertelt Patricia opgetogen. “Het idee dat je tijdens of direct na het zorgmoment met spraak kunt rapporteren, klonk zó logisch. Ik dacht wel gelijk: waarom doen we dit eigenlijk niet al veel langer zo?”

Betrokkenheid

Met de nieuwe werkwijze vindt de rapportage op het moment zelf of onmiddellijk na het zorgmoment plaats én indien mogelijk bij de gast op de kamer. “We vertellen altijd even: ‘Ik ga nu rapporteren, dan weet u wat er gebeurt.’ Veel gasten vinden het fijn en interessant om mee te luisteren. Het geeft transparantie, maar ook een gevoel van betrokkenheid. Dat iemand echt aandacht heeft voor hun situatie, ook in de verslaglegging.”

Vergeten

Voorheen doken Patricia en haar collega’s aan het eind van hun dienst achter de computer. Met behulp van handgeschreven briefjes en hun eigen geheugen werkten ze in  één klap alle rapportages van alle gasten uit. “Je rapporteerde wat je je op dat moment herinnerde,” legt Patricia uit. “De grote zaken wist je wel, maar de kleine dingen – opmerkingen van gasten – die werden vaak vergeten, terwijl net die kleine dingen belangrijk zijn voor de rapportage.”

Tijdbesparing

“Het is wel even wennen hoor, deze nieuwe werkwijze”, vertelt Patricia. “Dat hoor ik ook wel terug van mijn collega’s. Het zit natuurlijk in ons systeem om op het eind van de dienst te rapporteren, nu doe je dat verspreid over de dag”. Maar dat weegt volgens Patricia niet op tegen de voordelen. “Rapportages zijn completer, het bespaart tijd, maakt het werk minder administratief, en vooral: het geeft ons weer ruimte – ruimte om er te zijn voor onze gasten. Dat is waarom we dit vak gekozen hebben.” 

Wat haar betreft is spraakgestuurd rapporteren een blijvertje – en niet alleen in het hospice. “Ik ben echt heel enthousiast. Dit is voor alle teams binnen Envida een verrijking.” “Op basis van de positieve resultaten gedurende de pilot is besloten om spraakgestuurd rapporteren Envidabreed uit te rollen”, vult Roos Moritz aan, innovatieregisseur bij Envida.

Microfoon

Inmiddels is binnen het bestaande rapportagesysteem een opnamefunctie toegevoegd. “Een microfoontje”, legt Roos uit. “Iedere rapporterende zorgprofessional kan al gebruik maken van spraakgestuurd rapporteren, en het leuke is dat wij ook zien dat dat steeds meer vanuit eigen initiatief gebeurt.” Het streven is dat eind 2026 alle rapporterende medewerkers spraakgestuurd gaan rapporteren, uitzonderingen daargelaten. Hiervoor zullen de komende tijd scholingen worden aangeboden en zal eenieder hierin worden begeleid. 

Tip

“Ik ben supertrots dat wij als hospice dit als eerste hebben getest. Ons team stond er open voor, en we hebben elkaar echt geholpen om het onder de knie te krijgen,” aldus Patricia. Wel wil ze nog een tip meegeven voor collega’s die binnenkort met het systeem gaan werken: “Gun jezelf even de tijd om eraan te wennen. Begin gewoon. Je zult zien: na een paar dagen wil je niet anders meer. Het maakt je werk leuker, lichter en vooral: waardevoller.”